Puesta en marcha / Onboarding

Bienvenido a la guía de configuración inicial de Sensilo. Este recorrido está diseñado para acompañar la preparación del laboratorio antes de iniciar la operación diaria en la plataforma.

La puesta en marcha se organiza en etapas consecutivas que permiten configurar la estructura del laboratorio, definir su catálogo clínico, preparar la instrumentación y completar los ajustes operativos necesarios.

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   Estructura, sedes y personal

   Configura la información institucional y administrativa del laboratorio: identidad, responsables, usuarios, roles, sucursales, convenios y orígenes de orden.

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   Catálogo clínico

   Define los elementos clínicos que utilizará Sensilo en la operación: contenedores, analitos, indicaciones e incidencias pre-analíticas, tipos de muestra, áreas, métodos, unidades y catálogos de microbiología.

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   Instrumentación y analizadores

   Configura los equipos y componentes relacionados con la instrumentación del laboratorio, así como las asociaciones necesarias para el intercambio de información con Sensilo.

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   Configuración operativa

   Completa los ajustes que apoyan la operación diaria, como listas de trabajo, plantillas, canales de comunicación, integraciones y herramientas de mantenimiento de datos.

El avance de cada etapa se indica en la pantalla de Puesta en marcha.

Esta primera etapa concentra la información básica de identidad, estructura y personal del laboratorio. Su finalidad es dejar configurados los datos institucionales y administrativos que utilizará Sensilo en la operación y en documentos como reportes y membretes.

En esta sección se registran los datos oficiales del laboratorio, entre ellos:

• Nombre comercial
• Razón social / nombre legal
• RFC
• Código postal de expedición
• Dirección fiscal
• Logotipo oficial

Una vez completada la información, utiliza la opción Guardar datos de identidad.

La configuración general permite definir la identidad visual y los datos de contacto del laboratorio. Aquí pueden administrarse:

• Logotipo oficial
• Nombre comercial
• Razón social / nombre legal
• Color institucional de marca
• Dirección matriz
• Estado o región
• Teléfono de atención
• Correo institucional

Estos datos pueden reflejarse en membretes, encabezados y reportes clínicos. Después de realizar cambios, selecciona Guardar cambios.

En la misma configuración puede registrarse la información del responsable sanitario, incluyendo:

• Nombre del facultativo
• Cédula profesional
• Cargo o especialidad

Esta información se utiliza como referencia del profesional acreditado para la firma y validación oficial de reportes clínicos.

La sección Usuarios permite administrar las cuentas que tendrán acceso al laboratorio. Desde aquí es posible consultar usuarios registrados y localizarlos por nombre, correo o rol. La asignación de cada usuario se relaciona con los roles y permisos definidos en el sistema.

La sección Roles y Permisos permite definir qué funciones puede realizar cada tipo de usuario. Sensilo incluye roles preconfigurados como:

• Químico de Proceso
• Químico Validador
• Administrador de Distribuidor
• Médico Solicitante
• Paciente
• Recepcionista / Atención
• Responsable Sanitario
• Administrador de Laboratorio

Selecciona Nuevo Rol para crear uno personalizado. Al crear un rol se pueden definir:

• Nombre del rol
• Tipo de rol
• Descripción
• Estado activo o inactivo
• Asignación de sucursales
• Permisos específicos

Los permisos se agrupan por categorías. Por ejemplo, dentro de Catálogos se pueden habilitar acciones como configurar tarifarios, gestionar estudios locales o consultar catálogos; dentro de Dispositivos, gestionar o visualizar analizadores.

Al finalizar, selecciona Guardar.

La sección Sucursales permite administrar las sedes físicas, puntos de atención y lugares de toma de muestra del laboratorio. El listado muestra información como:

• Estado de la sucursal
• Nombre
• Dirección
• Teléfono
• Acciones disponibles

Selecciona Nueva Sucursal y captura:

• Nombre de la sucursal
• Dirección
• Teléfono de contacto

Después selecciona Guardar.

Desde la acción Editar se pueden modificar los datos de una sucursal y definir su estado:

Guarda los cambios para actualizar la información.

La sección Convenios permite administrar empresas, centros de origen de pacientes y condiciones comerciales especiales. El listado muestra información como:

• Estado
• Nombre del convenio
• Código o clave interna
• Contacto
• Condición
• Descuento general

Selecciona Nuevo Convenio y registra la información disponible:

• Nombre del convenio
• Código o clave interna
• Dirección / sede
• Persona de contacto
• Teléfono
• Correo electrónico
• Porcentaje de descuento general
• Descripción u observaciones

También pueden configurarse opciones como:

Al finalizar, selecciona Guardar.

La sección Orígenes de órdenes permite configurar los orígenes clínicos u operativos disponibles al momento de admitir una orden. Cuando el laboratorio aún no tiene orígenes configurados, Sensilo ofrece dos alternativas:

Selecciona Nuevo origen o Crear origen a mano y captura:

• Código
• Nombre del origen
• Descripción (opcional)
• Estado Origen Activo

Cuando el origen está activo, queda disponible para la admisión y recepción de nuevas órdenes.

El listado permite buscar por código, nombre o descripción y filtrar entre orígenes Todos, Activos, Desactivados, Base y Personalizados.

Consulta el uso de los orígenes al crear una orden en Órdenes.

La etapa Catálogo clínico reúne la configuración de los elementos que utiliza el laboratorio para definir estudios, muestras, contenedores, analitos y reglas preanalíticas. La sección de catálogos agrupa configuraciones que sirven como base para la operación clínica del laboratorio.

Dentro de esta etapa pueden configurarse, entre otros:

• Áreas
• Tipos de muestra
• Unidades
• Contenedores y tubos
• Indicaciones preanalíticas
• Incidencias preanalíticas
• Analitos y rangos
• Estudios y perfiles

La sección Contenedores permite administrar el catálogo de recipientes utilizados para la toma y recolección de muestras. El listado muestra información como:

• Orden CLSI
• Nombre del contenedor
• Código
• Aditivo
• Volumen
• Inversiones recomendadas

Sensilo puede incluir contenedores como frasco de hemocultivo, tubos con diferentes colores de tapa, frascos estériles para orina o recipientes para coproanálisis.

Selecciona Nuevo Contenedor y configura:

• Código identificador
• Orden de extracción CLSI
• Nombre del contenedor
• Color de tapa
• Aditivo químico
• Inversiones recomendadas
• Volumen estándar (mL)
• Matriz biológica

También puede activarse la opción Recolección externa por el paciente cuando se trate de recipientes que se entregan al paciente para recolectar la muestra por su cuenta, como orina, heces o esputo.

Al finalizar, selecciona Guardar Contenedor.

La sección Analitos funciona como catálogo maestro de determinaciones del laboratorio. Desde aquí se administran los analitos, sus unidades de medida, áreas clínicas y valores de referencia. El listado permite consultar información como:

• Estado del analito
• Nombre
• Clave interna
• Área / Subgrupo
• Tipo de resultado
• Unidad de medida
• Valores de referencia

También se puede buscar por analito, clave o área y filtrar el catálogo según las opciones disponibles.

Al abrir un analito se muestran distintas secciones de configuración, entre ellas:

• Identificación
• Origen del valor
• Rangos de referencia
• Alarmas y validación
• Uso en estudios

En Identificación se pueden consultar o definir datos como:

• Nombre del analito
• Nombre que aparecerá en el informe
• Clave interna
• Código LOINC
• Área clínica
• Subgrupo de informe
• Tipo de muestra
• Método analítico
• Código de interfaz / auxiliar para analizadores

El panel lateral muestra un resumen del analito, por ejemplo su estado, origen, rango adulto, valores críticos, delta y cobertura. También indica en qué estudios se utiliza.

Cuando se realizan cambios, la opción Guardar y poner en vigencia permite aplicar la nueva configuración.

Consulta cómo se utilizan los analitos dentro de cada estudio en Estudios.

Sensilo dispone de un Catálogo Maestro de Analitos con determinaciones estandarizadas y códigos LOINC oficiales. Desde este catálogo se pueden buscar analitos por nombre, sinónimo o categoría e incorporar al laboratorio aquellos que todavía no estén configurados.

Las determinaciones ya agregadas aparecen como Incorporado; las demás pueden configurarse desde la opción correspondiente.

Las Indicaciones Pre-analíticas permiten registrar instrucciones de preparación y toma de muestra que pueden asociarse a estudios u órdenes. El catálogo muestra información como:

• Código
• Título
• Categoría
• Descripción clínica

Entre los ejemplos visibles se encuentran indicaciones de ayuno, horario de toma, medicamentos, ejercicio y recolección de muestras.

Selecciona Nueva Indicación y completa:

• Código
• Categoría
• Título de la indicación
• Descripción detallada

La descripción debe indicar de forma clara la preparación requerida para el paciente y, cuando aplique, las consideraciones para el personal encargado de la toma.

Al finalizar, selecciona Guardar Indicación.

La sección Incidencias Pre-analíticas reúne eventos que pueden registrarse durante la toma de muestra y que pueden afectar el proceso o la calidad de la muestra. El catálogo muestra:

• Código
• Nombre de la incidencia
• Severidad
• Descripción / criterio

Entre los ejemplos visibles se encuentran punción difícil, segunda punción, volumen insuficiente, muestra hemolizada, mareo del paciente, ayuno no cumplido, retiro del paciente sin toma y muestra coagulada.

La opción Nueva Incidencia permite agregar nuevas incidencias al catálogo.

La sección Tipos de Muestra permite registrar los especímenes biológicos y matrices que analiza el laboratorio. Para crear un nuevo tipo de muestra selecciona Nuevo Registro y captura:

• Código
• Nombre
• Descripción

Al finalizar, selecciona Guardar Registro.

La sección Áreas Clínicas permite organizar estudios y analitos por especialidad o departamento del laboratorio. Para crear un área clínica selecciona Nueva Área Clínica y define:

• Código
• Orden
• Nombre
• Descripción
• Subgrupos de informe asociados al área

Los subgrupos permiten organizar cómo se presentan determinados conjuntos de resultados dentro de los informes.

La sección Métodos Analíticos reúne las metodologías y principios de medición utilizados en las determinaciones del laboratorio. Para crear un método selecciona Nuevo Registro y captura:

• Código
• Nombre
• Descripción

Al finalizar, selecciona Guardar Registro.

La sección Unidades de Medida permite administrar las unidades convencionales y del Sistema Internacional utilizadas para reportar resultados. Estas unidades pueden asociarse posteriormente a analitos y estudios.

Sensilo incluye catálogos específicos para la gestión microbiológica.

Permite agrupar microorganismos por familia taxonómica o criterio morfológico. Desde Nueva Familia se puede registrar una familia para organizar posteriormente los microorganismos asociados.

Permite registrar microorganismos clínicos y relacionarlos con códigos de interfaz para analizadores. Al crear un nuevo microorganismo se pueden definir:

• Nombre del microorganismo
• Código de interfaz (ASTM / Vitek)
• Familia taxonómica

Después selecciona Guardar Germen.

Permite configurar los fármacos antimicrobianos utilizados en paneles y antibiogramas. Al crear un antibiótico se pueden registrar:

• Nombre del antibiótico
• Código de interfaz (ASTM)
• Grupo terapéutico

Después selecciona Guardar Antibiótico.

La sección Paneles de Antibióticos permite crear plantillas de antibiogramas con conjuntos predefinidos de antimicrobianos a evaluar. Para comenzar, selecciona Nuevo Panel y configura la plantilla correspondiente.

Esta etapa permite conectar los analizadores clínicos con Sensilo y definir la correspondencia entre los códigos que envían los equipos y los analitos configurados en el sistema.

El objetivo de este paso es habilitar la comunicación entre los equipos del laboratorio y Sensilo mediante un agente local instalado en la computadora vinculada a los analizadores. La pantalla indica al responsable asignado para completar la configuración y permite enviar un recordatorio cuando sea necesario.

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   Descargar el instalador del Agent

   Descarga el instalador para Windows e instálalo en la computadora que se encuentra junto a los analizadores.

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   Generar la clave de vinculación

   Selecciona Generar clave y utiliza esa clave en el agente local para enlazarlo con el laboratorio correspondiente en Sensilo.

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   Verificar el estado de la conexión

   Una vez configurado el agente, Sensilo muestra el estado de conexión y la cantidad de equipos detectados.

Desde esta misma pantalla puede utilizarse la opción Abrir equipos analizadores para revisar los equipos conectados.

Después de conectar los equipos, es necesario relacionar los códigos enviados por cada analizador con los analitos correspondientes del catálogo de Sensilo. Este proceso permite que los resultados recibidos desde los equipos se asignen automáticamente al analito correcto.

Sensilo utiliza la sección de mapeos para asociar los códigos de interfaz enviados por los analizadores, como ASTM/HL7, con los analitos configurados en el catálogo. Selecciona Abrir mapeos de equipos para acceder a la configuración de estas correspondencias.

Completa primero la conexión del agente y verifica que los equipos sean detectados. Después realiza el mapeo de códigos para asegurar que cada medición se relacione con el analito correcto.

La sección Configuración operativa reúne ajustes y herramientas que complementan la operación diaria del laboratorio una vez definida la estructura y el catálogo clínico.

La sección Mi Perfil permite administrar la información personal del usuario, sus credenciales de acceso y las preferencias visuales de la plataforma.

Desde esta sección se pueden consultar o actualizar datos como:

• Nombre(s)
• Primer apellido
• Segundo apellido (opcional)
• Teléfono de contacto
• Correo electrónico asociado a la cuenta

El correo electrónico funciona como identificador principal para iniciar sesión en Sensilo.

El usuario puede establecer una nueva contraseña desde el campo correspondiente. Si no se desea modificar la contraseña actual, el campo puede dejarse en blanco.

Sensilo permite elegir la apariencia de la interfaz entre:

• Claro
• Oscuro
• Automático, para utilizar la preferencia configurada en el sistema operativo

Después de realizar cambios, selecciona Guardar cambios para aplicar la configuración.

La sección Listas de trabajo permite crear agrupaciones de analitos para facilitar su visualización y captura en formato de tabla.

Selecciona Nueva Lista de Trabajo y configura:

• Nombre de la lista
• Descripción (opcional)
• Opción para establecerla como lista predeterminada al ingresar a la vista de tabla
• Analitos incluidos en la lista

En el panel derecho se muestra el catálogo de analitos disponibles. Puedes buscar por nombre o código y seleccionar los analitos que formarán parte de la lista. Los analitos seleccionados quedan agrupados dentro de la lista para utilizarlos posteriormente en la visualización y captura de resultados.

Al finalizar, selecciona Crear lista.

La sección Plantillas permite configurar y personalizar los formatos que utiliza Sensilo para generar documentos del laboratorio. Las plantillas se organizan en distintas categorías:

• Reportes
• Resultados
• Comprobantes
• Etiquetas

En la pestaña Reportes se muestran los formatos disponibles para documentos e informes generados por el sistema. Entre las opciones visibles se encuentran:

• Formato Estándar Clínico
• Formato Compacto Resumido
• Formato Minimalista PDF
• Consentimiento informado
• Reporte de control de calidad

Cada plantilla puede mostrar información como su versión, cantidad de informes emitidos y formato de página. Dependiendo de la plantilla, pueden encontrarse acciones como:

Las pestañas Resultados, Comprobantes y Etiquetas permiten administrar los formatos utilizados para esos tipos de documentos dentro de Sensilo.

La sección Integraciones permite conectar y administrar los canales oficiales de comunicación externa que utiliza Sensilo para enviar información a pacientes y médicos. En la pantalla se muestran integraciones como WhatsApp Business y Correo Electrónico, junto con su estado de conexión.

La integración con WhatsApp Business permite enviar comunicaciones directamente al teléfono del paciente. Entre las funciones visibles se incluyen:

• Envío directo al celular mediante escaneo QR
• Descarga de informes en PDF e imagen
• Notificaciones automáticas al autorizar resultados

La tarjeta también muestra el número vinculado y el estado del canal. Desde esta sección se puede activar o desactivar el canal, consultar detalles o desconectarlo.

La integración de correo permite realizar envíos institucionales para la entrega formal de resultados clínicos, archivos PDF y comprobantes fiscales. Entre las funciones visibles se encuentran:

• Remitente institucional personalizado
• Archivos adjuntos oficiales, como PDF y XML
• Entrega certificada de alta compatibilidad

La sección muestra el remitente configurado, la cuenta de correo utilizada y el estado del canal. También incluye la opción Configurar correo para administrar esta integración.

La sección Herramientas reúne utilidades de mantenimiento y gestión de datos del laboratorio.

La opción Unificación de datos permite consolidar registros duplicados de pacientes y médicos, conservando y transfiriendo el historial relacionado. Para utilizar esta función, selecciona Usar y continúa con el flujo de consolidación correspondiente.